10 tips voor het schrijven van zakelijke teksten

Schrijven kan iedereen, gelezen worden is een vak

Soms zie je een mooie website langskomen, maar als je even langer leest en klikt, dan klopt er iets niet. Ik zie dit vaak in mijn werk; de webteksten zeggen iets anders dan het ontwerp. De zinnen lopen niet lekker. Er is geen heldere structuur. Hier en daar een tikfoutje. Kortom, onduidelijk, slordig, langdradig… Maar vooral: niet effectief!

Een zakelijke tekst schrijven, hoe doe je dat?

Een goed lopende tekst houdt de aandacht vast en vertelt wat je wilt weten. Gebruik je de juiste woorden, dan leidt dit vaak tot een actie: contact opnemen, een offerte aanvragen of zelfs een aankoop doen. Maar hoe doe je dat, pakkende zakelijke teksten schrijven? Hieronder geef ik je 10 praktische tips voor het schrijven van een pakkende zakelijke tekst:

Tip 1. Schrijf niet te deftig

Net zoals de sociale omgang de laatste jaren steeds losser is geworden, zo worden (commerciële) teksten ook steeds minder formeel. Probeer dus niet deftig te schrijven, door bijvoorbeeld ‘welke’ te gebruiken: ‘Wij hebben vele soorten planten in ons assortiment, welke zijn onderverdeeld in bladgrootte.” Dat hoor je toch ook nooit meer iemand zeggen?! Vaak kun je ‘welke’ helemaal weglaten: “Wij hebben vele soorten planten in ons assortiment, onderverdeeld in bladgrootte.”. Vind je dit te kort door de bocht, schrijf dan gewoon ‘die’.

Tip 2. Maak er (g)een punt van

Veel mensen zijn bang om een punt te maken. Eh… een punt te zetten bedoel ik. Soms in het kader van Tip 1 (chique doen). Soms omdat ze niet beter weten. Maar punten zijn de beste leestekens ‘ever’! Punten zorgen voor rust in een tekst. Want het is gewoon makkelijker om een tekst te lezen met korte zinnen, dus waarom zou je het je lezers moeilijk maken? Dus, als je geen plannen hebt voor een roman à la Johan Harstad: lees je tekst nog een keer door en kijk waar je meer punten kunt zetten.

Tip 3. Vermijd vaktermen

Je moet natuurlijk altijd in gedachten houden voor wie je een tekst schrijft. Als dat voor je vakgenoten is, dan kun je gerust met wat jargon smijten. Maar meestal is dit een ‘no go’. Want wat voor jou gesneden koek is, is voor je potentiële klant abracadabra. Goed voor een afhaakmomentje. En dat wil je natuurlijk niet. Dus: hou het simpel.

Extra tip: laat je tekst lezen door iemand buiten jouw vakgebied en kijk of de tekst voor hem/haar duidelijk is.

Tip 4. Verras!

Een woordspeling, een twist, een citaat… er zijn allerlei manieren om commerciele teksten enn webteksten aantrekkelijker te maken. Maar. Twee adviezen:

  1. Kijk goed wat bij jou en jouw bedrijf past. De juiste tone-of-voice gaat vóór een woordgrap.
  2. Verrassen doe je met mate (dus vermoord die darlings). Ook hier is een klankbord een goede manier om te achterhalen of je niet uit de bocht vliegt met een tekst.

Tip 5. Hou het kort

“Ik schrijf je een lange brief want ik heb geen tijd voor een korte.” is een beroemde uitspraak van de Franse wis- en natuurkundige Blaise Pascal (1623-1662). Dat geldt 400 jaar later nog steeds. Een korte, pakkende tekst schrijven, daar kun je gerust even voor gaan zitten. Kijk kritisch naar elk woord en zinsdeel. Wat kun je schrappen? Ik zal je een geheimpje verklappen: meer dan je denkt!

Een voorbeeld: in bovenstaande alinea zou ik ook kunnen volstaan met: “Een korte, pakkende tekst schrijven, daar kun je gerust even voor gaan zitten. Kijk kritisch naar elk woord en zinsdeel. Wat kun je schrappen? Meer dan je denkt!”.

Tip 6. Gebruik keywords voor SEO (met mate)

Zwaar overdrijven is bijna altijd foute boel. Zo ook bij het schrijven van webteksten. Wil je met teksten je vindbaarheid voor Google verbeteren? Dan zul je je keywords op een slimme manier in de tekst moeten verweven. En met slim bedoel ik niet ‘in zoveel mogelijk zinnen’. Want een prettig leesbare tekst komt echt op de eerste plaats. Het is dus de kunst om je keywords op een natuurlijke manier te gebruiken. Zie ook tip 7 .

Tip 7. Bekijk je tekst en ‘lees’ het beeld

Mensen zijn meer dan ooit visueel ingesteld. Het plaatje gaat voor het praatje. Ga er dus niet vanuit dat jouw potentiele klanten of sitebezoekers alle teksten braaf van A tot Z lezen. Het is eerder andersom: de beelden vertellen het verhaal, de tekst wordt gescand. Daarom zijn korte alinea’s met goede tussenkopjes zo belangrijk. Niet alleen omdat je keywords in tussenkopjes kunt plaatsen. Alle tussenkopjes onder elkaar geven, als het goed is, ook een samenvatting van wat je wilt vertellen. Scan je alleen de kopjes, dan blijft de essentie van je boodschap overeind.

Tip 8. Check, dubbelcheck!

Heb je je teksten af? Gooi je laptop uit, ga lekker slapen en herlees je creatie de volgende dag. Met deze frisse blik haal je er vaak nog veel slordigheden, spelfouten en slecht lopende zinnen uit. Het inkorten van een tekst lukt vaak ook beter als je er even afstand van hebt genomen. Daarnaast is een tegenlezer een must. Durf feedback te vragen (en te ontvangen).

Tip 9. Overtuig één persoon

Je doelgroep bepalen is een lastig karweitje, waar het nodige onderzoek aan vooraf is gegaan. Ga je een zakelijke of commerciële tekst schrijven? Skip de doelgroep en beperk je tot één (fictief) persoon die je doelgroep vertegenwoordigt. Zo worden je teksten vanzelf persoonlijker én interessanter. Ook ga je meer oplossingsgericht schrijven. Je hebt immers die ene persoon aan je bureau zitten waar je tegen praat. Zie die maar eens te overtuigen!

Tip 10. Schrijf niet alles altijd overal

In een restaurant krijg je vaak eerst een appetizer, daarna een voorgerechtje enzovoorts. Ook bij het schrijven van webteksten is het belangrijk om niet alles in één keer uit te serveren, niet steeds hetzelfde riedeltje op elke webpagina te herhalen. Op de homepage kun je een soort samenvatting geven (een voorproefje). Daarna verspreid je de informatie en argumenten over verschillende pagina’s. Want als je steeds nieuwe ‘ingrediënten’ gebruikt, dan smaakt alles beter. Bon appetit!

Zakelijke teksten schrijven die swingen

Worstel je met het maken van een pakkende tekst voor jouw bedrijf? Wil je meer weten over mijn aanpak bij het schrijven van commerciële, zakelijke en seo-teksten? Of wil je voorbeelden van mijn copywritingwerk lezen? Bijvoorbeeld voor Spryng? Laat het me gerust even weten. Wie weet kan ik je helpen met het vinden van de juiste ‘twist’, zodat jouw teksten doen wat ze moeten doen: effectief zijn!

Interview met fotograaf Aldwin van Krimpen

Fotografie (alle beelden op deze pagina): Aldwin van Krimpen

 

Al ruim 13 jaar is Aldwin van Krimpen fotograaf. Tijdens zijn studie ‘Docent beeldende vorming’ kwam hij in aanraking met fotografie en dat liet hem niet meer los. Van het een kwam het ander. Aldwin: “Elke keer vind ik het een uitdaging om binnen een kader een verhaal te vertellen met mijn foto’s. Dit verhaal kan ter ondersteuning zijn van een tekst maar het kan ook op zichzelf staan. Het verhaal kan verteld worden door een portret, een gebeurtenis of een product.”

 

Ik ontmoette Aldwin zo’n zeven jaar geleden via een gezamenlijke vriendin, Barbara van Soest (van Studio Van Soest). We werkten samen aan mooie projecten, zoals fotoshoots op locatie, onder grote tijdsdruk en met amateurmodellen. Een hele uitdaging, maar met prachtige beelden als resultaat:

 

Styling: Barbara van Soest en Jasmijn Stegeman

 

 

Wat maakt een fotograaf nu een goede fotograaf? En waar moet je als opdrachtgever op letten als je een fotograaf inschakelt? Bijvoorbeeld voor een bedrijfsreportage, portretten van het team of je medewerkers, en webfotografie. Deze en andere vragen legde ik aan fotograaf Aldwin van Krimpen voor. De visie van een professional, voor iedereen die vanuit marketing, communicatie en vormgeving met fotografie te maken heeft.

Wat is in jouw ogen een goede (of professionele) foto?

“Dat is natuurlijk afhankelijk van de opdracht. Maar een goede foto weet een verhaal of boodschap dusdanig visueel over te brengen dat het beeld meer is dan een feitelijke weergave van de werkelijkheid. Je zou kunnen zeggen dat een goede foto meerdere lagen in zich heeft. Niet letterlijk natuurlijk, maar in het verhaal dat de foto vertelt.”

Wat kunnen foto’s toevoegen op een zakelijke website toevoegen?

“Veel! Voordat iemand een tekst gaat lezen kijk hij/zij eerst naar het beeld. Want beelden trekken altijd als eerste de aandacht. Sluit dit beeld niet aan bij de verwachtingen? Of schept het verwarring? Dan sta je als organisatie al met 1-0 achter in het communiceren van je verhaal. Een krachtig beeld daarentegen benadrukt de boodschap juist en zorgt dat deze langer blijft hangen. Je kunt een beeld nu eenmaal makkelijker in het geheugen opslaan dan tekst. Daar kun je bij fotografie in opdracht goed gebruik van maken.”

Kun je een voorbeeld geven?

“Bij grote kleding- en sportmerken worden vaak foto’s gemaakt die in één oogopslag alles vertellen. Een voorbeeld van goede en slechte fotografie uit mijn eigen omgeving – Rotterdam [red] – zie je naast elkaar op de homepage van www.albeda.nl. Bij elke richting staat één foto die ‘vertelt waar dat college over gaat en waarvoor je wordt opgeleid. Bij bijna alle colleges is dat duidelijk uit het beeld te halen. Alleen bij Techniek heb ik geen flauw idee wat te verwachten.”

Waar moet je als opdrachtgever op letten bij het kiezen van een fotograaf?

“Het is belangrijk dat er een click is tussen een opdrachtgever en een fotograaf. Natuurlijk moet het werk van de fotograaf de opdrachtgever aanspreken. Maar er moet ook vertrouwen zijn dat de fotograaf het verhaal van de opdrachtgever op de juiste manier kan visualiseren. Daar heb je die click voor nodig. Meestal is een kennismakingsgesprek al voldoende om te bepalen en aan te voelen of je elkaar daarin kunt vinden. Althans, dat is mijn ervaring.”

 

Waar moet je op letten bij het briefen van een fotograaf?

“Neem de tijd om je wensen en uitgangspunten duidelijk te maken en geef de fotograaf de ruimte om hierover met de opdrachtgever te sparren. Als je dit lastig vindt, dan zijn de bekende W’s altijd goed om te gebruiken: Wie, Wat, Waar en Waarom. Maar vergeet ook niet om de technische details te vermelden, zoals een staand of liggend beeld, voor web of voor print enzovoorts.”

Wat is belangrijk bij zakelijke fotografie ?

“Het beeldverhaal moet een visueel geheel vormen. Het gebeurt nogal eens dat er hele mooie foto’s worden gemaakt voor de homepage of van één bepaald product of onderwerp terwijl voor een ander onderwerp of de overige pagina’s vakantiekiekjes worden gekozen. Dat is alsof je je huis aan de buitenkant helemaal opknapt maar zodra je binnenstapt, is elke kamer rommelig en weer in een compleet andere stijl ingericht. Dan heeft die mooie buitenkant niet veel effect meer.”

Wat is het voordeel van bedrijfsfotografie in opdracht ten opzichte van stockfoto’s?

“Om als bedrijf je verhaal zo goed en duidelijk mogelijk te vertellen is fotografie in opdracht de beste manier. Met eigen fotomateriaal onderscheid je je van anderen, het is uniek. Ook blijft de visuele samenhang gewaarborgd waardoor de foto’s elkaar en je verhaal versterken.”

Hoe lang gaan bedrijfsfoto’s mee? (Hoe vaak moet je nieuwe foto’s laten maken?)

“Dit is natuurlijk afhankelijk van wat je wilt vertellen met het beeld Maar ook als je boodschap en producten of diensten lange tijd hetzelfde blijven, is het niet verkeerd om beelden regelmatig te updaten. Sociale media zijn daarvoor een goede leidraad. Communiceer je veel via sociale media dan heb je regelmatig nieuw beeld nodig. Gelukkig kun je veel beelden van tevoren voorbereiden en maken. Dan heb je wel een sterk marketingplan nodig waarbij je verder kijkt dan de komende maanden. Maar over het algemeen verschilt de houdbaarheid van foto’s per bedrijf, het is moeilijk om hiervoor een algemene regel te hanteren.”

Meer weten over fotograaf Aldwin van Krimpen?

Wil je weten of en op welke manier fotografie iets aan jouw communicatie, website of social media kan toevoegen? Neem contact op met Aldwin van Krimpen via fotografie@aldwinvankrimpen.com of bel hem even op 06 47 84 26 01. Je kunt Aldwins (vrije) werk ook volgen op Instagram: @aldwinvankrimpen.

 

 

 

Mario’s tips voor website ontwerp en bouw

Waar moet je als bedrijf op letten bij de bouw van een nieuwe website en website ontwerp? Ik vroeg het Mario Olivier, eigenaar van Oil4, een internetbureau in Rotterdam dat websites ontwerpt, bouwt en beheert voor grote en kleinere bedrijven.

Oil4 bestaat al bijna 12 jaar. Wat maakt jouw bedrijf anders dan andere internetbureaus?

Mario: “De meeste internetbureaus hebben webdevelopers en ontwerpers in dienst. Ik put uit een netwerk van zelfstandige specialisten die ik in de loop van de jaren om me heen heb verzameld. Webbouwers, fotografen, maar ook tekstschrijvers en en  designers zoals Gaby die zich onder andere bezighoudt met website ontwerp. Dus dat geeft mij veel meer flexibiliteit en ruimte om aan de vraag van mijn klanten te kunnen voldoen. Ik kan zo sneller schakelen en heb minder (overhead)kosten. Mijn tarieven kan ik dan ook een stuk lager houden dan het gemiddelde onlinebureau.”

Wie zijn je klanten?

“Dat is een heel divers pakket. We werken voor grote havenbedrijven in de regio Rotterdam en Amsterdam maar ook voor retailbedrijven, webshops en dienstverleners. De klanten die hier terecht komen, waarderen de korte lijnen, de goede service en onze bereikbaarheid. Want als internetbureau kun je natuurlijk geen ‘9 tot 5’ mentaliteit hebben.”

Hier vind je een overzicht van opdrachtgevers van Oil4. Ook deze website is trouwens door Oil4 gebouwd, in WordPress.

Waar hou je je zoal mee bezig?

“We bouwen voornamelijk nieuwe websites, maar ook webshops, intranetten en allerlei maatwerk oplossingen, zoals het stappenplan op de website van Kirei Fashion. Kort gezegd: we helpen bedrijven om hun ideeën toegankelijk te maken voor het worldwide web.”

Kwalitatieve webhosting

“We bieden onze klanten ook webhosting aan, dus het beheer van het domein en de e-mailadressen. Er zijn vast goedkopere partijen, maar wij gaan voor veiligheid en kwaliteit. Want als je een website online hebt, wil je niet dat ‘ie er regelmatig uit ligt. Bij onze webhosting wordt er standaard elk uur een backup van de website en de e-mails gemaakt, op twee machines. Dat zie je niet vaak bij andere hostingpartijen. Maar zo weet je wel zeker dat er nooit iets verloren gaat. Voor zo’n 100 euro per jaar heb je de zekerheid van een goed draaiende website. En mocht er toch een keer iets zijn, dan gaan we direct aan de slag om het ‘lek’ boven te krijgen. Maar gelukkig komt dit zelden voor.”

Werk je veel met WordPress?

“Ja, voor veel klanten is WordPress een prima platform. Het voldoet aan alle eisen van tegenwoordig. Het is open source en het wordt over de hele wereld gebruikt. Ooit is het begonnen als een blogplatform, maar nu kun je met WordPress complete websites maken, met alle toeters en bellen die je maar kunt bedenken. Er zijn heel veel thema’s en duizenden plugins, waarmee je je website kunt uitbreiden en naar eigen wens inrichten.”

Wat is de toegevoegde waarde van een internetbedrijf?

Tegenwoordig zijn de technieken om een website te bouwen, veel gebruiksvriendelijker geworden. Het is niet moeilijk om zelf je website in elkaar te sleutelen. Wat voegt een internetbedrijf als Oil4 eigenlijk nog toe?
Mario: “Veel bedrijven hebben toch specifieke wensen. Bijvoorbeeld qua vormgeving, maar ook als het gaat om technische snufjes. Een goed voorbeeld is het EMO plan (een koppeling met het interne systeem van het bedrijf) of het intranet van EBS. Maar ook zoiets als het reserveringsformulier van www.dakkofferonline.nl is iets wat je zelf niet zomaar kunt bouwen, daar heb je echt een goede programmeur voor nodig. Eentje die de kortste weg naar de oplossing kent.”

Hoe kun je je website beter vindbaar maken in Google?

Mario en ik hebben een aantal praktische tips verzameld om je website hoger te krijgen in Google, op een organische manier (d.w.z. via SEO: Search Engine Optimalisation, niet via betaalde advertenties). Voor het gemak heb ik ze in een aparte blogpost gezet. Het artikel over hoger ranken in Google vind je hier: ‘Hoe je website vindbaar maken in Google’.

Een nieuwe website voor jouw bedrijf?

Wil je weten of Oil4 ook iets voor de website van jouw bedrijf of instelling kan betekenen? Bel of mail Mario gerust even. Mario houdt altijd een vrijblijvend intakegesprek, over de wensen m.b.t. de website, de inhoud, de lay out, de doelgroep en meer. Daarna kan hij een voorstel maken voor ontwerp en/of indeling. In elke fase van de bouw neemt Oil4 de klant mee, zodat er tussentijds ruimte is voor feedback en aanpassingen. De gehele bouw gebeurt achter de schermen; in een besloten testomgeving. Pas als je als opdrachtgever helemaal tevreden is met ontwerp en ontwikkeling, gaat de knop om en wordt de website op het wereldwijde web zichtbaar.

Gratis webdesign check

Twijfel je of de website van jouw bedrijf nog wel up to date is, technisch en/of qua indeling en wat betreft website ontwerp? Stuur me even een bericht en ik maak gratis een vrijblijvende quick scan.

 

Hoe kun je een website beter vindbaar maken in Google?

Wil je (nog) geen SEO-specialist inhuren? Maar wel je ranking in de organische zoekresultaten van Google positief beïnvloeden? Lees in dit artikel hoe je zelf aan de slag kunt om je website beter vindbaar te maken in Google. Bijvoorbeeld met goede seo teksten. Hier vind je snelle tips & tricks!

Vindbaar zijn in Google steeds belangrijker

Er zijn ook in Nederland de laatste jaren veel SEO specialisten gekomen. Zij houden zich bezig met allerlei technieken en middelen om voor een bedrijf de hoogste score binnen de organische zoekresultaten van Google te bereiken. Want hoe hoger je ranking in Google, hoe groter de kans dat je website bezocht wordt. En dat kan tot meer omzet leiden, want elke bezoeker is een ‘lead’. Het kan zinvol zijn om een SEO specialist eens grondig naar je website te laten kijken. Maar er zijn ook genoeg dingen die je zelf kunt doen om de vindbaarheid van een website op Google te vergroten. Hieronder een aantal makkelijk uit te voeren tips om je website hoger in Google te krijgen.

Hoe website hoger krijgen in Google?

  • Hoe sneller je website, hoe fijner Google het vindt. Dus maak afbeeldingen niet te zwaar en installeer bijvoorbeeld geen plugins die je niet gebruikt.
  • Google geeft de voorkeur aan veilige websites, dus zorg dat je een beveiligde verbinding hebt. Dit kan door middel van een SSL-certificaat. Daarmee worden vertrouwelijke gegevens versleuteld verzonden. Je herkent websites met een SSL-certificaat aan de ‘s’ achter http:// (dus: https://www…).
  • Zorg dat je website ‘responsive’ is. Dat wil zeggen dat de website zich goed kan aanpassen aan het apparaat waarop de gebruiker de website bekijkt. In het design moet hier al rekening mee worden gehouden. Denk daarbij aan leesbare letters, kleine plaatjes, een logische indeling, een overzichtelijk menu enz. Nu steeds meer mensen hun mobiel en tablet gebruiken voor online aankopen, zoeken en surfen, is ‘responsive’ echt een must geworden. Bij veel consumenten-websites is het aantal mobiele bezoekers zelfs al groter dan het aantal bezoekers dat achter een desktop zit. Het mobiele gebruik neemt nog altijd toe (ten koste van desktop gebruik).
  • Integreer je social media accounts binnen de website.
  • Gebruik keywords (belangrijke woorden waarop je gevonden wilt worden) in de koppen (de H1, H2 en H3 koppen). Maar ook in de 1e alinea’s en als het even kan, in de rest van de teksten. Let er wel op dat je tekst prettig leesbaar blijft.

  • Geef alle afbeeldingen die je op je website plaatst, relevante namen. Dus niet ‘image_14087’ maar bijvoorbeeld ‘catering-wereldkeuken-Rotterdam’. Want Google ‘leest’ en interpreteert ook deze teksten.
  • Zorg voor een logische navigatie vanaf je homepage. Wat wil je dat bezoekers doen als ze op je homepage komen? Waarom zou hij/zij bij jouw website moeten zijn? Sluiten de stappen die je binnen je website moet maken daar logisch op aan? Want als een bezoeker via Google op je website binnenkomt, en er binnen enkele seconden zonder doorklikken weer uitgaat, dan heeft dit juist een averechts effect. Google registreert namelijk ook dat de bezoeker blijkbaar niet vond wat hij/zij nodig had.
  • Binnen WordPress zijn bepaalde plugins beschikbaar waarmee je de vindbaarheid in Google kunt verbeteren, zoals Yoast.
  • Google toont haar gebruikers graag ‘schone’ websites. Er zijn maatwerk CMS-systemen die minder code gebruiken dan bijvoorbeeld WordPress. Ook daardoor gaat de vindbaarheid omhoog.
  • Schrijf prettig leesbare teksten waarin keywords terugkomen. De teksten mogen best lang zijn, maar hou de zinnen lekker kort. En maak gebruik van tussenkopjes om de tekst toegankelijker te maken. Die tussenkopjes vindt Google interessant, dus zorg dat daar ook relevante zoektermen in voorkomen.

Meer weten over seo teksten, design en vindbaarheid?

Er is natuurlijk nog veel meer te vertellen over je website beter vindbaar maken in Google: hoe schrijf je seo teksten? Wat kun je met social media doen om de vindbaarheid te vergroten? Hoe leid je bezoekers op een logische manier door je website? Hoe zorg je dat het ontwerp van de website perfect aansluit bij wat je wilt uitstralen? Wie weet kan ik hierin iets voor jouw bedrijf betekenen. Stuur gerust even een bericht, dan bekijken we vrijblijvend de mogelijkheden.

De laptop: wel of niet mee naar een klant

Het ziet er best wel professioneel uit: je laptop meenemen naar een klant. Het kan ook zeker handig zijn om bijvoorbeeld aantekeningen te maken tijdens een vergadering. Of om even snel iets op te zoeken online. Toch geef ik de voorkeur aan – lekker ouderwets – papier. En laat ik mijn schermen waar ze het beste tot hun recht komen: op mijn werkplek.

Hoewel ik nooit mijn typediploma heb gehaald (ik haalde 240 (!) aanslagen per minuut, maar had véél te veel fouten, dus gezakt), tik ik veel sneller dan ik schrijf. Mijn ontwerpen, teksten en andere bestanden bewaar ik veili­­­­­g in de Cloud. En ik ben de hele dag online dankzij 4G. Kortom, ik geniet elke dag, ieder uur, van de voordelen van het relatief nieuwe digitale tijdperk en zou niet weten hoe ik in mijn werkende leven zonder moet. Maar met mijn klanten communiceer ik toch het liefst zonder wifi of 4G.

Online en offline communicatie

Ik ben van de generatie die weet wat het is om continu ‘offline’ zijn. Toen het nog niet bestond dus. Als ik dit schrijf heb ik kans mezelf buitenspel te zetten, maar: ver voor het tijdperk van internet, heb ik bij NRC Handelsblad zelfs nog gewerkt met buizenpost (bijna hetzelfde als duivenpost) en met kartonnen ‘werktekeningen’, die bij reclamebureaus met de hand gemaakt werden. Werktekeningen?! Ja, dat waren geprinte teksten op karton met uitgespaarde vakjes voor de foto’s, en daarover heen een vel rijstpapier. Op dat doorzichtige papier stonden de aanwijzingen voor de drukker, gewoon met een stift geschreven. Ook voor mij lijkt dat alweer een eeuw geleden. Dus lang leve internet, Adobe en smart phones! Toch laat ik mijn laptop en i-Pad bijna altijd thuis als ik naar klanten ga, en wel om twee redenen:

1. Focus
Als ik met een klant aan tafel zit, wil ik contact kunnen maken en gefocust deelnemen aan het gesprek. Dat is belangrijk om mijn werk goed te kunnen doen. Tikkend achter mijn laptop aantekeningen maken geeft echt een ander signaal af, dan af en toe iets opschrijven in mijn notitieboekje. Want verborgen achter een beeldscherm weet degene aan de andere kant van de tafel nooit zeker of ik wel met hem/haar bezig ben (of dat ik toch snel nog even reageer op een binnenkomend mailtje). Terwijl het ouderwetse blocnote juist een gefocuste en serieuze indruk maakt. Want als ik meeschrijf of iets noteer, dan leef ik me in, en ben ik 100% bezig met jouw probleem.

2. Omdat je het waard bent
Mensen die hun mobiele telefoon niet uit het oog kunnen verliezen, hun leven laten leiden door pingeltjes en pop-ups, berichten en alerts, nemen de mensen om zich heen niet serieus. Wat ze ook aan het doen zijn op hun schermpjes, ze vinden het allemaal veel interessanter dan praten met jou. En dat is het allerlaatste wat ik wil, dat mijn klant het gevoel krijgt dat ik hem/haar niet belangrijk genoeg vindt.

Goede klantrelatie

Ik kies er dus bewust voor om schermen te bannen tijdens een persoonlijk gesprek. Natuurlijk verlies ik daarmee een bepaalde mate van efficiency, maar ik krijg er iets anders voor terug: een zeer waardevolle ‘verbinding’. Een gezonde en sterke relatie met mijn klant, die mij serieus neemt en mij bij zijn of haar vraagstukken betrekt. Die zich gewaardeerd en geholpen voelt, nog voordat we goed en wel zijn begonnen. Die vertrouwt op mijn expertise, omdat ik volledig ‘in het verhaal’ zit. En dat begint dus allemaal met een leeg vel papier, een ouderwets potlood en een goedkope balpen. Mooi vak heb ik toch.

Hoe download je jouw LinkedIn contacten in 2017?

Tot halverwege 2015 kon je heel eenvoudig je LinkedIn connecties exporteren naar een Excel bestand. Handig als je bijvoorbeeld een digitale nieuwsbrief wilde sturen naar je relaties. De contacten konden makkelijk vanuit een zogenaamd csv-bestand worden geïmporteerd naar een lijst in Mailchimp (hét gratis online nieuwsbrief programma van deze tijd). Maar tegenwoordig gaat dat niet meer zo eenvoudig.

Het rechtstreeks downloaden van je LinkedIn connecties is niet langer mogelijk. LinkedIn heeft in 2015 wat zaken gewijzigd. Daar kwam ik achter toen ik met de lancering van deze website probeerde om mijn LinkedIn contacten te exporteren naar Mailchimp.

Het kostte me wat gegoogle om uit te vinden hoe ik bij ‘mijn’ contacten kan komen, maar het is gelukt. Om je een hoop surf & search te besparen, hieronder een korte uitleg hoe je dit op een snelle manier kunt doen. Want het rechtstreeks downloaden van je connecties is niet meer mogelijk, maar LinkedIn bewaart wel alle gegevens en informatie van je account in een archief. Jouw archief.

Downloaden van LinkedIn contacten

Stap 1 – Ga naar je profielfoto rechtsboven in de balk en klik op het uitklapvenster. Ga naar ‘Instellingen & Privacy’.

Stap 2 – Klik onder ‘Basisgegevens’ op het kopje ‘Archief van uw gegevens downloaden’. Je kunt nu kiezen uit twee mogelijkheden. Ik heb gekozen voor de snelle manier, want dit scheelt tijd en hier vind je ook alle gegevens van je connecties. Als de download is voltooid, krijg je dit scherm in beeld:

Stap 3 – Je ontvangt een mailtje met daarin een link om het zip-bestand te downloaden. Dit ziet er zo uit.

Stap 4 – Pak het zip-bestand uit door er dubbel op te klikken. Je ziet nu een aantal csv bestanden, dat zijn tekstbestanden waar data met een komma van elkaar is gescheiden (vandaar de naam csv: comma separated values).

Stap 5 – De benodigde info vind je in het mapje Connections.csv (en dus niet in Contacts.csv). Als je dubbelklikt op het mapje, opent het bestand automatisch in Excel. Maar zoals je zult zien, is het dan nog niet echt bruikbaar als mailinglist. Alle tekst staat achter elkaar, gescheiden met een komma. Niet lekker leesbaar en niet handig om mee te werken.

Stap 6 – Sluit het bestand in Excel. Klik daarna bovenaan in Excel (op hetzelfde rijtje als ‘Start’) op het tabje ‘Gegevens’. Kies daarna ‘Uit tekst’. Er verschijnt een venster, waar je het te importeren bestand (Connections.csv) kunt selecteren. Geef een ‘go’ met de button ‘gegevens ophalen’.

Stap 7 – Er verschijnt weer een venster, waarmee je de import kunt starten. Zorg dat ‘gescheiden’ aangevinkt staat. Klik op ‘Volgende’. Op het volgende scherm staat ‘Tab’ al aangevinkt. Vink ook ‘Komma’ aan. Je ziet dat het voorbeeld verandert; er verschijnen lijntjes tussen de verschillende kolommen. Klik op ‘Volgende’. Bij het laatste venster staat ‘Algemeen’ aangevinkt. Dit is prima. Klik op ‘Voltooien’.

Stap 8 – Tot slot kun je ervoor kiezen om de gegevens op het bestaande blad te plaatsen of op een nieuw blad. Ik bewaar altijd mijn originele bestanden apart (voor je-weet-maar-nooit), dus ik kies voor ‘Nieuw blad’. Klik op ‘OK’.

Klaar! Je hebt nu een overzichtelijk Excel bestand waarin al jouw LinkedIn contacten netjes per kolom staan weergegeven. Het selecteren van de e-mailadressen is nu een stuk eenvoudiger. Je kunt de kolommen die je nodig hebt ook selecteren en in een nieuw blad plaatsen. Dit document sla je op als csv-bestand. Het is dan geschikt om te importeren vanuit Mailchimp.

Succes ermee, ik zie je nieuwsbrief graag tegemoet! Wil je mijn nieuwsbrief ook ontvangen (o zo handig!), meld je dan hier aan. Behalve als je al in mijn LinkedIn contacten staat. Dan heb ik je e-mailadres waarschijnlijk al gedownload.

Hoe hou je je communicatie middelen up-to-date?


Er zijn nog altijd bedrijven die graag een website of folder willen ‘omdat het zo hoort’. Dat is zo’n beetje het slechtste startpunt van effectief communiceren. En ga je verder op onderzoek, dan zie je dat er vaak geen eenduidige boodschap of samenhang in de communicatiemiddelen is te ontdekken. Elke uiting leidt een eigen leven. Een leven dat veel interessanter en grootser kan zijn als je het anders zou aanpakken. Als communicatiespecialist denk je nu vast ‘Open deur!’. Maar je moet de marketingmensen de kost geven die voor hun zoveelste actie weer standaard een folder of een nieuwsbrief bij hun reclamebureau pluggen. Met flink veel tekst, want je hebt een boel te vertellen. En zo doen we het altijd. Dus.

Welke communicatiemiddelen kiezen?

Net als in je persoonlijke leven moet je de boel af en toe eens flink opschudden. Het raam openzetten, je acties tegen het licht houden en een frisse windvlaag binnenlaten. Dat kun je zelf met collega’s organiseren, bijvoorbeeld met brainstormsessies. Je kunt er ook iemand van buitenaf voor inschakelen om samen met eigen medewerkers en leidinggevenden een inventarisatie te maken van de marketingactiviteiten en de mogelijkheden die nog niet zijn benut. Vandaar uit kun je een verfrissend communicatieplan (laten) schrijven en het plan gaan uitrollen.

Communicatie advies in de praktijk

Soms moet er veel veranderen op het gebied van communicatiemiddelen en de invulling daarvan. Maar vaak zijn kleine aanpassingen of een andere manier van benaderen al voldoende om de resultaten te verbeteren. Een voorbeeld uit mijn praktijk. Klant X vroeg me een tijd geleden om een wervende te schrijven voor een mailing of folder naar zijn Top 10 ‘Most-wanted’ prospects (directeuren van gerenommeerde bedrijven, A-merken). Eerst zouden deze prospects een mailing ontvangen en daarna gebeld worden door een accountmanager. Het doel van deze marketingactie: een persoonlijke afspraak op hoog niveau, zodat het verkoopproces sneller zou kunnen verlopen. Een strak plan dus. Aan mij de opdracht om de tekst te schrijven.

Van wervende mailing naar sobere brief

In mijn briefing stonden vooral steekhoudende argumenten waarom de ontvangers van de brief voor mijn klant (hun leverancier) zouden moeten kiezen. Het waren steekhoudende argumenten, daar niet van. Maar leef je eens in. Een directeur van een A-merk of grote onderneming zal op basis van zo’n papieren ‘verkooppraatje’ echt niet juichend op zijn bureaustoel klimmen, een vreugdedansje maken, en naar zijn of haar telefoon grijpen om een afspraak te maken. Grote kans dat de brief niet eens op het bewuste bureau terecht komt, maar strandt bij de secretaresse en in het ‘stalen archief’ verdwijnt.

Ik besloot het anders aan te pakken. Geen folder of mailing, maar een sobere brief, met een korte tekst die zou moeten triggeren. Of in elk geval nieuwsgierig zou moeten maken. Omdat het juist níet zo’n gelikt verkoopverhaal is. Dat was wel even puzzelen. Een korte tekst maken is lastiger dan een lange tekst. Je kent vast wel de uitspraak: “Ik had geen tijd voor een korte brief, dus is het een lange geworden.” Een korte tekst dus, die de aandacht tot het eind vast zou houden.

Korte tekst schrijven voor ‘wervende’ brief

De tekst van de brief kan ik hier niet delen, die is van mijn klant. Maar ik kan je wel een paar tips geven die ik ook aan de klant meegaf:

  • Bekijk je brief of mailing altijd door de ogen van de ontvanger Wat zou jij doen als je deze tekst onder ogen kreeg? Wees zo eerlijk mogelijk. Glimlachen? Twijfelen? Direct verscheuren en verder gaan met belangrijkere zaken? Als dat laatste het geval is, dan zijn vorm en inhoud nog niet goed genoeg. En lukt het je niet om zelf kritisch naar een tekst te kijken, vraag het iemand die geen moeite heeft om eerlijk antwoord te geven.
  • Zet niet zomaar de naam van een accountmanager onder een brief als die naar directieleden wordt verstuurd. Je bent eerder geneigd een brief van ‘gelijkgestemden’ te lezen, dus laat de brief (handmatig!) ondertekenen door iemand van de directie. Dat maakt het bericht ook persoonlijker.
  • Het nabellen dient door de ondertekenaar van de brief zelf te gebeuren. Dat kun je in de brief zelfs al aankondigen. Op dit niveau gaat het om enkele tientallen Decision Makers. Geen excuses dus vanuit de directie; een klusje dat tussen de bedrijven door in twee weken gefixed is. Met resultaat!

Blijf jezelf vragen stellen bij het kiezen van communicatiemiddelen

Zo zie je, de vorm of inhoud van communicatiemiddelen zijn ontzettend belangrijk om je doel te bereiken. Maar daarvóór ligt nog wel de keuze van de juiste communicatiemiddelen. Als je je telkens weer afvraagt ‘waarom doen we het zo?’ en je bent tevreden over het antwoord, dan is de kans groot dat je het juiste medium kiest. Soms is dat een sobere brief, een andere keer een uitbundige, opvallende digitale nieuwsbrief. En als je dan ook nog eens kunt inleven in je doelgroep (waar hebben zij behoefte aan? Welke oplossing kan ik ze bieden?), dan ben je helemaal goed bezig. Ik weet het, het klinkt als een open deur, maar er valt op dit terrein bij veel bedrijven nog heel wat te verbeteren. Gelukkig maar, want daardoor krijg ik mooie opdrachten, zoals deze brief.

Kijk eens anders naar de wereld om je heen

Tijdens mijn opleiding Grafische Vormgeving gaf de docent ons een praktijkopdracht die me altijd is bijgebleven: focus op vorm. Voordat ik ga uitleggen wat dit precies inhield, kan ik je zeggen dat ik sinds die tijd anders naar de wereld om me heen kijk. Het is niet alleen een interessante oefening voor vormgevers en creatieven. De oefening zet je rechterhersenhelft aan het werk en stimuleert je creatieve vermogen. Je leert buiten de dagelijkse routine te denken en met aandacht te observeren. En dat levert heel veel onverwachte ‘vormen’ op. Ook als je marketeer bent, webdevellopper of data-analist.

Kijken naar vormen met inhoud

De docent vroeg ons aan het begin van de opleiding een bepaald onderwerp te kiezen en gedurende het jaar een heel alfabet, van A t/m Z, in foto’s vast te leggen binnen dit thema. Je mocht dus geen echte letters fotograferen, alleen voorwerpen die je binnen dit thema kon vinden in de vorm van een letter. Dat kon op straat zijn, in huis, op je werk. Eigenlijk overal, afhankelijk van je gekozen thema. Een voorbeeld: Stel, je hebt het thema sport gekozen. Dan zou je een hockeystick kunnen fotograferen om de letter J vast te leggen. En een bal zou dan (al is dit wel zeer voor de hand liggend) een O zijn.

Ik hoor je denken, wat is daar nu zo moeilijk aan? Boeien. Klopt. Althans in het begin. De eerste letters hadden we allemaal al snel gefotografeerd. Maar het moest wel een compleet alfabet zijn, met alle 26 letters. Dus na een paar weken, toen ik de eerste mooie plaatjes had geschoten, werd het al lastiger. Ik betrapte mezelf erop dat ik op de raarste momenten ineens een ‘letter’ tegenkwam binnen mijn thema, omdat ik er gewend aan was geraakt om op een andere manier naar alles om mij heen te kijken. Ik zocht nog een G, een N, een P… enzovoorts. Ik zag ook letters binnen andere thema’s (die ik niet kon gebruiken) maar die me wel een kick gaven. Hebbes!

De vormgeving van een bouwplaats

In diezelfde tijd had ik een drukke baan als communicatiemanager bij het AD. Onze kinderen waren nog heel klein en we hadden net een huis gekocht dat nog gebouwd moest worden. Het viel niet mee om elke week tijd vrij te maken voor mijn huiswerk, elk uur van de dag was volgens een strak schema gevuld. Ik was ook nog eens regelmatig op de bouwplaats te vinden om de vorderingen van ons huis te kunnen volgen. Toen we dan ook een thema moesten kiezen voor ons ‘alfabet’ was de mijne vooral praktisch gekozen: de bouw. Niet het meest sexy onderwerp. Wel twee vliegen in één klap.

Net als de andere studenten heb ik er een paar maanden over gedaan om mijn 26 ‘letters’ te vinden. Ik keek naar schroefjes en houtsplinters, naar balken en ramen, naar machines en steigers. Ik was continu aan het in- en uitzoomen, vormen aan het bestuderen, mijn hersenen te trainen om niet een bos leidingdraad te zien, maar een bepaalde vorm, een… ja een G!

Vorm en inhoud van A tot Z

De zoektocht van mijn medestudenten en mijzelf leverde een mooie reeks alfabetten op. Aan het eind van het studiejaar hadden we letters gevonden in de keuken, op de bouwplaats, in garderobes, op het strand. Maar de opdracht heeft me vooral bewuster gemaakt wat een krachtige combinatie vorm en inhoud zijn. Het heeft me geleerd dat het een niet zonder het ander kan. Zeker in mijn vak, marketing communicatie, is een vorm niet interessant als er geen inhoud is, als er geen boodschap in zit. En met alleen inhoud kom je er ook niet; je hebt een sterke vorm nodig om het goed over te communiceren, de interesse te wekken. Het klinkt simpel, maar het is nog steeds, inmiddels tien jaar later, de essentie van mijn werk: geen vorm zonder inhoud, geen inhoud zonder vorm.

Communiceren is ook: anders kijken

Probeer het zelf eens. Dwing jezelf die 26 letters binnen een thema vast te leggen, gewoon met je smartphone. Al doe je er een jaar over, dat maakt niet uit. Het levert mooie plaatjes op (leuk voor op Insta!). En je zult zien dat je de wereld om je heen anders gaat bekijken.