De laptop: wel of niet mee naar een klant

Het ziet er best wel professioneel uit: je laptop meenemen naar een klant. Het kan ook zeker handig zijn om bijvoorbeeld aantekeningen te maken tijdens een vergadering. Of om even snel iets op te zoeken online. Toch geef ik de voorkeur aan – lekker ouderwets – papier. En laat ik mijn schermen waar ze het beste tot hun recht komen: op mijn werkplek.

Hoewel ik nooit mijn typediploma heb gehaald (ik haalde 240 (!) aanslagen per minuut, maar had véél te veel fouten, dus gezakt), tik ik veel sneller dan ik schrijf. Mijn ontwerpen, teksten en andere bestanden bewaar ik veili­­­­­g in de Cloud. En ik ben de hele dag online dankzij 4G. Kortom, ik geniet elke dag, ieder uur, van de voordelen van het relatief nieuwe digitale tijdperk en zou niet weten hoe ik in mijn werkende leven zonder moet. Maar met mijn klanten communiceer ik toch het liefst zonder wifi of 4G.

Online en offline communicatie

Ik ben van de generatie die weet wat het is om continu ‘offline’ zijn. Toen het nog niet bestond dus. Als ik dit schrijf heb ik kans mezelf buitenspel te zetten, maar: ver voor het tijdperk van internet, heb ik bij NRC Handelsblad zelfs nog gewerkt met buizenpost (bijna hetzelfde als duivenpost) en met kartonnen ‘werktekeningen’, die bij reclamebureaus met de hand gemaakt werden. Werktekeningen?! Ja, dat waren geprinte teksten op karton met uitgespaarde vakjes voor de foto’s, en daarover heen een vel rijstpapier. Op dat doorzichtige papier stonden de aanwijzingen voor de drukker, gewoon met een stift geschreven. Ook voor mij lijkt dat alweer een eeuw geleden. Dus lang leve internet, Adobe en smart phones! Toch laat ik mijn laptop en i-Pad bijna altijd thuis als ik naar klanten ga, en wel om twee redenen:

1. Focus
Als ik met een klant aan tafel zit, wil ik contact kunnen maken en gefocust deelnemen aan het gesprek. Dat is belangrijk om mijn werk goed te kunnen doen. Tikkend achter mijn laptop aantekeningen maken geeft echt een ander signaal af, dan af en toe iets opschrijven in mijn notitieboekje. Want verborgen achter een beeldscherm weet degene aan de andere kant van de tafel nooit zeker of ik wel met hem/haar bezig ben (of dat ik toch snel nog even reageer op een binnenkomend mailtje). Terwijl het ouderwetse blocnote juist een gefocuste en serieuze indruk maakt. Want als ik meeschrijf of iets noteer, dan leef ik me in, en ben ik 100% bezig met jouw probleem.

2. Omdat je het waard bent
Mensen die hun mobiele telefoon niet uit het oog kunnen verliezen, hun leven laten leiden door pingeltjes en pop-ups, berichten en alerts, nemen de mensen om zich heen niet serieus. Wat ze ook aan het doen zijn op hun schermpjes, ze vinden het allemaal veel interessanter dan praten met jou. En dat is het allerlaatste wat ik wil, dat mijn klant het gevoel krijgt dat ik hem/haar niet belangrijk genoeg vindt.

Goede klantrelatie

Ik kies er dus bewust voor om schermen te bannen tijdens een persoonlijk gesprek. Natuurlijk verlies ik daarmee een bepaalde mate van efficiency, maar ik krijg er iets anders voor terug: een zeer waardevolle ‘verbinding’. Een gezonde en sterke relatie met mijn klant, die mij serieus neemt en mij bij zijn of haar vraagstukken betrekt. Die zich gewaardeerd en geholpen voelt, nog voordat we goed en wel zijn begonnen. Die vertrouwt op mijn expertise, omdat ik volledig ‘in het verhaal’ zit. En dat begint dus allemaal met een leeg vel papier, een ouderwets potlood en een goedkope balpen. Mooi vak heb ik toch.

Hoe download je jouw LinkedIn contacten in 2017?

Tot halverwege 2015 kon je heel eenvoudig je LinkedIn connecties exporteren naar een Excel bestand. Handig als je bijvoorbeeld een digitale nieuwsbrief wilde sturen naar je relaties. De contacten konden makkelijk vanuit een zogenaamd csv-bestand worden geïmporteerd naar een lijst in Mailchimp (hét gratis online nieuwsbrief programma van deze tijd). Maar tegenwoordig gaat dat niet meer zo eenvoudig.

Het rechtstreeks downloaden van je LinkedIn connecties is niet langer mogelijk. LinkedIn heeft in 2015 wat zaken gewijzigd. Daar kwam ik achter toen ik met de lancering van deze website probeerde om mijn LinkedIn contacten te exporteren naar Mailchimp.

Het kostte me wat gegoogle om uit te vinden hoe ik bij ‘mijn’ contacten kan komen, maar het is gelukt. Om je een hoop surf & search te besparen, hieronder een korte uitleg hoe je dit op een snelle manier kunt doen. Want het rechtstreeks downloaden van je connecties is niet meer mogelijk, maar LinkedIn bewaart wel alle gegevens en informatie van je account in een archief. Jouw archief.

Downloaden van LinkedIn contacten

Stap 1 – Ga naar je profielfoto rechtsboven in de balk en klik op het uitklapvenster. Ga naar ‘Instellingen & Privacy’.

Stap 2 – Klik onder ‘Basisgegevens’ op het kopje ‘Archief van uw gegevens downloaden’. Je kunt nu kiezen uit twee mogelijkheden. Ik heb gekozen voor de snelle manier, want dit scheelt tijd en hier vind je ook alle gegevens van je connecties. Als de download is voltooid, krijg je dit scherm in beeld:

Stap 3 – Je ontvangt een mailtje met daarin een link om het zip-bestand te downloaden. Dit ziet er zo uit.

Stap 4 – Pak het zip-bestand uit door er dubbel op te klikken. Je ziet nu een aantal csv bestanden, dat zijn tekstbestanden waar data met een komma van elkaar is gescheiden (vandaar de naam csv: comma separated values).

Stap 5 – De benodigde info vind je in het mapje Connections.csv (en dus niet in Contacts.csv). Als je dubbelklikt op het mapje, opent het bestand automatisch in Excel. Maar zoals je zult zien, is het dan nog niet echt bruikbaar als mailinglist. Alle tekst staat achter elkaar, gescheiden met een komma. Niet lekker leesbaar en niet handig om mee te werken.

Stap 6 – Sluit het bestand in Excel. Klik daarna bovenaan in Excel (op hetzelfde rijtje als ‘Start’) op het tabje ‘Gegevens’. Kies daarna ‘Uit tekst’. Er verschijnt een venster, waar je het te importeren bestand (Connections.csv) kunt selecteren. Geef een ‘go’ met de button ‘gegevens ophalen’.

Stap 7 – Er verschijnt weer een venster, waarmee je de import kunt starten. Zorg dat ‘gescheiden’ aangevinkt staat. Klik op ‘Volgende’. Op het volgende scherm staat ‘Tab’ al aangevinkt. Vink ook ‘Komma’ aan. Je ziet dat het voorbeeld verandert; er verschijnen lijntjes tussen de verschillende kolommen. Klik op ‘Volgende’. Bij het laatste venster staat ‘Algemeen’ aangevinkt. Dit is prima. Klik op ‘Voltooien’.

Stap 8 – Tot slot kun je ervoor kiezen om de gegevens op het bestaande blad te plaatsen of op een nieuw blad. Ik bewaar altijd mijn originele bestanden apart (voor je-weet-maar-nooit), dus ik kies voor ‘Nieuw blad’. Klik op ‘OK’.

Klaar! Je hebt nu een overzichtelijk Excel bestand waarin al jouw LinkedIn contacten netjes per kolom staan weergegeven. Het selecteren van de e-mailadressen is nu een stuk eenvoudiger. Je kunt de kolommen die je nodig hebt ook selecteren en in een nieuw blad plaatsen. Dit document sla je op als csv-bestand. Het is dan geschikt om te importeren vanuit Mailchimp.

Succes ermee, ik zie je nieuwsbrief graag tegemoet! Wil je mijn nieuwsbrief ook ontvangen (o zo handig!), meld je dan hier aan. Behalve als je al in mijn LinkedIn contacten staat. Dan heb ik je e-mailadres waarschijnlijk al gedownload.

Hoe hou je je communicatie middelen up-to-date?


Er zijn nog altijd bedrijven die graag een website of folder willen ‘omdat het zo hoort’. Dat is zo’n beetje het slechtste startpunt van effectief communiceren. En ga je verder op onderzoek, dan zie je dat er vaak geen eenduidige boodschap of samenhang in de communicatiemiddelen is te ontdekken. Elke uiting leidt een eigen leven. Een leven dat veel interessanter en grootser kan zijn als je het anders zou aanpakken. Als communicatiespecialist denk je nu vast ‘Open deur!’. Maar je moet de marketingmensen de kost geven die voor hun zoveelste actie weer standaard een folder of een nieuwsbrief bij hun reclamebureau pluggen. Met flink veel tekst, want je hebt een boel te vertellen. En zo doen we het altijd. Dus.

Welke communicatiemiddelen kiezen?

Net als in je persoonlijke leven moet je de boel af en toe eens flink opschudden. Het raam openzetten, je acties tegen het licht houden en een frisse windvlaag binnenlaten. Dat kun je zelf met collega’s organiseren, bijvoorbeeld met brainstormsessies. Je kunt er ook iemand van buitenaf voor inschakelen om samen met eigen medewerkers en leidinggevenden een inventarisatie te maken van de marketingactiviteiten en de mogelijkheden die nog niet zijn benut. Vandaar uit kun je een verfrissend communicatieplan (laten) schrijven en het plan gaan uitrollen.

Communicatie advies in de praktijk

Soms moet er veel veranderen op het gebied van communicatiemiddelen en de invulling daarvan. Maar vaak zijn kleine aanpassingen of een andere manier van benaderen al voldoende om de resultaten te verbeteren. Een voorbeeld uit mijn praktijk. Klant X vroeg me een tijd geleden om een wervende te schrijven voor een mailing of folder naar zijn Top 10 ‘Most-wanted’ prospects (directeuren van gerenommeerde bedrijven, A-merken). Eerst zouden deze prospects een mailing ontvangen en daarna gebeld worden door een accountmanager. Het doel van deze marketingactie: een persoonlijke afspraak op hoog niveau, zodat het verkoopproces sneller zou kunnen verlopen. Een strak plan dus. Aan mij de opdracht om de tekst te schrijven.

Van wervende mailing naar sobere brief

In mijn briefing stonden vooral steekhoudende argumenten waarom de ontvangers van de brief voor mijn klant (hun leverancier) zouden moeten kiezen. Het waren steekhoudende argumenten, daar niet van. Maar leef je eens in. Een directeur van een A-merk of grote onderneming zal op basis van zo’n papieren ‘verkooppraatje’ echt niet juichend op zijn bureaustoel klimmen, een vreugdedansje maken, en naar zijn of haar telefoon grijpen om een afspraak te maken. Grote kans dat de brief niet eens op het bewuste bureau terecht komt, maar strandt bij de secretaresse en in het ‘stalen archief’ verdwijnt.

Ik besloot het anders aan te pakken. Geen folder of mailing, maar een sobere brief, met een korte tekst die zou moeten triggeren. Of in elk geval nieuwsgierig zou moeten maken. Omdat het juist níet zo’n gelikt verkoopverhaal is. Dat was wel even puzzelen. Een korte tekst maken is lastiger dan een lange tekst. Je kent vast wel de uitspraak: “Ik had geen tijd voor een korte brief, dus is het een lange geworden.” Een korte tekst dus, die de aandacht tot het eind vast zou houden.

Korte tekst schrijven voor ‘wervende’ brief

De tekst van de brief kan ik hier niet delen, die is van mijn klant. Maar ik kan je wel een paar tips geven die ik ook aan de klant meegaf:

  • Bekijk je brief of mailing altijd door de ogen van de ontvanger Wat zou jij doen als je deze tekst onder ogen kreeg? Wees zo eerlijk mogelijk. Glimlachen? Twijfelen? Direct verscheuren en verder gaan met belangrijkere zaken? Als dat laatste het geval is, dan zijn vorm en inhoud nog niet goed genoeg. En lukt het je niet om zelf kritisch naar een tekst te kijken, vraag het iemand die geen moeite heeft om eerlijk antwoord te geven.
  • Zet niet zomaar de naam van een accountmanager onder een brief als die naar directieleden wordt verstuurd. Je bent eerder geneigd een brief van ‘gelijkgestemden’ te lezen, dus laat de brief (handmatig!) ondertekenen door iemand van de directie. Dat maakt het bericht ook persoonlijker.
  • Het nabellen dient door de ondertekenaar van de brief zelf te gebeuren. Dat kun je in de brief zelfs al aankondigen. Op dit niveau gaat het om enkele tientallen Decision Makers. Geen excuses dus vanuit de directie; een klusje dat tussen de bedrijven door in twee weken gefixed is. Met resultaat!

Blijf jezelf vragen stellen bij het kiezen van communicatiemiddelen

Zo zie je, de vorm of inhoud van communicatiemiddelen zijn ontzettend belangrijk om je doel te bereiken. Maar daarvóór ligt nog wel de keuze van de juiste communicatiemiddelen. Als je je telkens weer afvraagt ‘waarom doen we het zo?’ en je bent tevreden over het antwoord, dan is de kans groot dat je het juiste medium kiest. Soms is dat een sobere brief, een andere keer een uitbundige, opvallende digitale nieuwsbrief. En als je dan ook nog eens kunt inleven in je doelgroep (waar hebben zij behoefte aan? Welke oplossing kan ik ze bieden?), dan ben je helemaal goed bezig. Ik weet het, het klinkt als een open deur, maar er valt op dit terrein bij veel bedrijven nog heel wat te verbeteren. Gelukkig maar, want daardoor krijg ik mooie opdrachten, zoals deze brief.